Open Space methode

Open Space methode is een werkvorm voor groepen die te gebruiken is van 5 tot 150 personen (ook wel 500). Het open space proces vergt minimaal enkele uren tot een dag. In de meeste gevallen is van tevoren een centraal thema vastgesteld maar dat kunnen er ook enkele zijn. De procedure werkt als volgt:

open space

Benodigde tijd: 4 uren.

Open Space methode: stappen

  1. Beschrijf het open space thema

    Heet iedereen welkom, vertel wie aanwezig zijn en wat het thema van de dag is. Wat de achtergrond en doel van de dag is. Reden dat deze dag georganiseerd is. Doe dit levendig en uitdagend. Probeer iedereen in een positieve stemming te krijgen om aan de slag te gaan.

  2. Beschrijf het open space proces

    Men zit in een (halve) cirkel. De deelnemers hebben van tevoren weinig informatie ontvangen. Dus er is enige uitleg nodig. Vertel iets over de geschiedenis van de open space methode. Vraag dan aan iedereen om een onderwerp te bedenken ten aanzien van het thema waar men zich verantwoordelijk en betrokken bij voelt of waar men geïnteresseerd in is. Daar zal in groepjes verder over gepraat worden. Men hoeft er geen expert in te zijn. Vervolgens mag men dit onderwerp op een stuk papier schrijven dat centraal in de cirkel ligt en daaronder zijn naam. Het onderwerp wordt door de inbrenger hardop voorgelezen en aan een wand van de ruimte bevestigd: het Bulletin Board. Beschrijf dan de 4 principes van de aanpak.
    1) Wie op komt dagen zijn de juiste mensen.
    2) Wat gebeurt is het enige dat had kunnen gebeuren.
    3) Als het start is dat het juist moment.
    4) Als het over is, dan is het over.
    Ik vat deze principes samen met de slogan ‘go with the flow’. Richt je niet te veel op het proces maar op de inhoud en zie wat komt. Als een groep je niet meer interesseert of je kan er geen zinvolle inbreng leveren loop dan naar een andere groep. Dit wordt genoemd: de wet van de 2 voeten en is de enige wet die aangereikt wordt door de open space methode.

  3. Maak een Bulletin Board

    Na deze inleiding wordt iedereen gevraagd uit het midden een stuk papier te pakken, er een onderwerp op te schrijven en de eigen naam. Vervolgens leest men dit hardop voor aan de groep. Niet iedereen zal een onderwerp in willen brengen en dat hoeft ook niet.

  4. Open de Marktplaats

    Iedereen wordt uitgenodigd naar de muur te komen om zich in te schrijven voor een onderwerp om over te praten in een groep. Er wordt een tijdstructuur aangeboden waarin een groep gepland kan worden. Er zal overlap in onderwerpen zitten die samengevoegd kunnen worden. Maar er kunnen ook 2 groepen over hetzelfde onderwerp gaan. Sommigen willen misschien 2 groepen bezoeken die tegelijkertijd plaats vinden. Ook dit wordt aan de deelnemers zelf overgelaten om te schuiven met de aanvangstijden van groepen. Het is nuttig per groep iemand aan te wijzen die bij de groep blijft en niet rond gaat lopen. Deze doet verslag en na de groepen worden alle verslagen samengevoegd en beschikbaar gesteld.

  5. Afsluiting open space

    Indien praktisch mogelijk dan is het mooi als er een soort samenvatting gegeven kan worden, een rode draad van de bevindingen. Maar belangrijker: hoe nu verder?! De facilitator of organisator kan hier een rol in spelen. Dit onderdeel moet niet te lang duren. De deelnemers zijn moe en willen nu even ontspannen of naar huis. Geef in ieder geval aan wat de dag globaal heeft opgeleverd en wat met de resultaten zal gebeuren.

In de loop der jaren zijn er varianten op de werkvorm open space ontstaan. Zo is het mogelijk van tevoren meerdere thema’s te benoemen. Daarnaast is softwarematige ondersteuning mogelijk zodat de resultaten tijdens de sessie terug te koppelen zijn aan de deelnemers en achteraf makkelijk te rapporteren.

Wij geven op maat workshops op basis van de open space methode en begeleiden sessies die ten dele worden voorbereid door de opdrachtgever. Immers ook van de kant van de opdrachtgever is vaak veel inbreng nodig bij de voorbereiding en uitvoering. Neem voor meer informatie contact op.

bron: Owen, Harrison (2008). Open space technology : a user’s guide. San Francisco, Calif: Berrett-Koehler Publishers

bron: Open Space Technology Wikipedia

Zie ook: Nominal Grouping